公印確認・アポスティーユ|基礎知識

公印確認とアポスティーユはどちらも日本の官公署、自治体等が発行する公文書(=公的機関が発行した書類や公証役場で作成する公証人認証書など)に対する外務省の証明のことです。

外国での各種手続き(婚姻・離婚・出生、査証取得、会社設立、不動産購入など)のために日本の公文書を提出する必要が生じ、その提出先機関から外務省の証明を取得するよう求められた場合、また日本にある提出先国の大使館・(総)領事館の領事による認証(=領事認証)取得に際して要求された場合に必要となるものです。

外務省の認証は、公文書に押印された公印の印影を認証するもので、公文書の作成の真正性(権限のある公務員ないし公的機関が発行した文書)であり、その文書の内容の真正性を担保するものではありません。

一方、証明が必要な書類が私文書(=公文書以外の、個人や会社が作成した文書等)の場合は、外務省では直接証明ができません。公証役場で公証人の認証を受け、その公証人の所属する(地方)法務局長による公証人押印証明があれば、公証人が認証した公文書として外務省の証明を取得することができます。私文書の認証については別のページでご紹介します。

公印確認

公印確認とは、日本にある外国の大使館・(総)領事館の領事による認証(=領事認証)を取得するために事前に必要となる外務省の証明のことです。外務省では公文書上に押印されている公印について、その公文書上に証明を行っています。外務省で公印確認を受けた後は日本にある外国の大使館・(総)領事館の領事認証を取得しなければなりません。

注意点

提出先の意向で日本外務省の公印確認証明ではなく、現地にある日本大使館や総領事館の証明が求められている場合があります。外務省で公印確認証明を受けた書類は、現地日本大使館や総領事館で重ねて証明することはできません。どの機関の証明が必要なのか、提出先の意向を確認する必要があります。

アポスティーユ

アポスティーユとは、「外国公文書の認証を不要とする条約(略称:認証不要条約)」(1961年10月5日のハーグ条約)に基づく付箋(=アポスティーユ)による外務省の証明のことです。アポスティーユは、提出先国がハーグ条約締約国のみが対象となります。ハーグ条約に加入していない国へ提出する公文書の証明は、全て公印確認となります。アポスティーユを取得すると日本にある大使館・(総)領事館の領事認証があるものと同等のものとして、提出先国で使用することができます。

注意点

提出先国がハーグ条約(認証不要条約)の締約国であっても、領事認証が必要となり、公印確認を求められる場合があります。事前に提出先または日本にある提出先国の大使館・(総)領事館への確認が必要です。

外務省が証明できる書類の条件

外務省が証明できる書類は以下の(1)~(3)の要件を全て満たす公文書です。

外務省が認証できる公文書の条件

(1)発行日付が記載されていること(発行日より3か月以内のもの)

(2)発行機関(発行者名)が記載されていること

(3)個人印や署名ではなく、公印が押されていること

注意点

  • 発行日より3ヶ月以内のものが必要です。
  • 署名のみ又は個人の印鑑のみが押印されている文書は証明の対象外です。
  • ホチキスを外したり、加筆を行うと、その文書は受け付けてもらえません。

証明できる発行機関の例

証明できる発行機関の例として下表をご参照ください。

私文書の場合は私文書(外国向け私署証書)の認証手続きが必要です。表中に×印が付いている場合でも私文書の認証手続きを行えば証明の対象となります。なお、発行機関が公的機関に該当する場合でもコピーには証明できません。

発行機関公印確認アポスティーユ
1.官公署など
(1)国等の機関(登記簿謄本、犯罪経歴証明書、医薬品・農薬登録証明書、居住者証明書など)
(2)地方自治体(戸籍謄(抄)本、住民票、納税証明書など)
(3)公証人認証書(※1)
(4)特殊法人、独立行政法人×
(5)財団法人、社団法人、公益法人など(○○検定認定証など)××
(6)商工会議所(原産地証明など)××
2.教育機関
(1)国公立大学法人○○大学×
(※2,※3)
(2)私立大学法人○○大学×
(※3)
(3)独立行政法人国立高等専門学校機構○○高等専門学校×
(※3)
(4)公立高等学校・中学校・小学校など
(5)私立高等学校・中学校・小学校など×
(※3)
(6)私立専修学校(専門学校、高等専修学校)、各種学校××
(※3)
3.医療機関
(1)国公立○○病院、赤十字病院
(2)独立行政法人国立病院機構○○病院×
(※3)
(3)国立大学法人○○大学附属病院など×
(※3)
(4)私立大学法人○○大学附属病院、私立病院、医療法人△△病院など×
(※3)
×
(※3)
<証明できる公文書の発行機関の例>

注意点

(※1)公証役場で公証人による私文書の認証を受けた公証人認証書は、その公証人の所属する(地方)法務局長による公証人押印証明が必要です。またアポスティーユ証明の場合(ワンストップサービス除く)、証明に記載する発行者を公証人または法務局長のいずれかを選択する必要があります。

(※2)まだ法人に移行されていない国公立大学が発行した学位記などはアポスティーユの対象です。「POPITA」や「証明書学外発行サービス」のようにコンビニエンスストアにおけるマルチコピー機等で発行される大学等の証明は、現在のところ受け付けられていません。

(※3)公印確認又はアポスティーユの対象とならないこれらの書類については公証役場に相談するようにしてください。

(※4)出生、死亡等、市区町村役場や法務局で証明を受けられるものは除きます。