公印確認・アポスティーユ｜公証人による私署証書の認証
証明が必要な書類が私署証書の場合は、外務省では直接証明ができません。外務省で認証してもらうためには、公証人による私文書の認証を受ける必要があります。
私署証書の認証
私署証書とは、私文書(個人や会社が作成した文書等)のうち、作成者の署名、署名押印または記名押印のある文書のことです。 公証人の認証は、その私署証書を作成名義人本人が作成したことを証明するものです。
私署証書の認証の流れ
私署証書の認証は、次のような流れで行われます。アポスティーユの場合は③番の手続きまで、公印確認の場合は④番の手続きまで行います。
- 公証人による認証を受ける。
- その公証人の所属する法務局(地方法務局)の長から、その私文書に付されている認証が当該公証人の認証したものであることの証明(＝公印証明)を受ける。
- 外務省において、その法務局長の公印が間違いないことの証明(＝公印確認)を受ける。
- 提出先の国の駐日大使館(領事館)の証明(＝領事認証)を受ける。
公証人の行う私署証書の認証とは、私文書の成立の真正を証明するため、私文書にされた署名(署名押印)または記名押印(押印)が本人のものであることを、公証人が証明することです。私文書であっても、作成者の署名(署名押印)または記名押印のないものは、認証の対象とはなりません。
公証人の認証により、この文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことが推定されます。
また、外国語で作成された私署証書および外国語または日本語で作成され、外国において使用される私署証書に対する認証は外国文認証と呼ばれています。日本文でも外国文でも、私署証書の認証手続は同じです。
署名の真正の確認方法
私署証書の署名が真正のものであるかを確認するための方法として、次の３つの方法があります。
- 当事者が公証人の面前で、私署証書に署名(署名押印)または記名押印をする方法（目撃認証、面前認証）
- 当事者が公証人の面前で、私署証書の署名、署名押印または記名押印が自らしたものであることを自認する方法（自認認証）
- 代理人が公証人の面前で、私署証書の署名、署名押印または記名押印が本人のものであることを自認する方法（代理認証）
注意点
日本法上は代理認証は有効ですが、その証書の提出を求める外国の機関の中には、代理認証を認めず、署名者本人が公証人の面前で行う目撃認証(面前認証)を求めていることがあります。代理認証でも良いかどうか、その証書を提出する相手方の意向を十分把握しておく必要があります。
宣言書（Declaration）
公文書であっても、嘱託人（公正証書や認証を公証人に嘱託する人）が作成した「宣言書(Declaration)」を添付することで、公証人が認証することが可能です。
たとえば、嘱託人が登記事項証明書や戸籍事項証明書等を外国語に翻訳し、その翻訳した人が「自分は日本語と当該外国語に堪能であり、添付の公文書の記載内容を誠実に翻訳した。」旨を記載した「宣言書(Declaration)」を作成して署名し、この文書に外国語訳文と登記事項証明書等を添付すれば、その宣言書に対して公証人の認証を取得することができます。
宣言書自体は、公文書ではなく、私人が作成した私署証書なので、公証人が認証することができるのです。
私署証書の認証に必要な書類
認証手続で必要な書類は、署名者本人が公証役場で手続きをする場合と、その代理人が手続をする場合、さらには、署名した者が個人なのか、法人の代表者等なのかによって異なります。
なお、後述する印鑑登録証明書、代表者の資格証明書および法人の登記簿謄本ならびに代表者印の印鑑証明書については、発行日から３か月以内のものが必要です。
署名者本人が公証役場で手続する場合
以下は、署名者本人が公証役場で手続する場合に必要となる書類です。
(1) 署名者が個人の場合
１．認証を受ける書面
２．署名者本人の確認資料（以下①～⑤のいずれか１つ）
①印鑑登録証明書と実印
②運転免許証と認印
③マイナンバーカードと認印
④住民基本台帳カード（写真付き）と認印
⑤パスポート、身体障害者手帳または在留カードと認印
(2) 署名者が法人の代表者で、署名にその肩書が付されている場合
１．認証を受ける書面
２．以下①、②のいずれか１つ
①代表者の資格証明書と代表者印およびその印鑑証明書
②法人の登記簿謄本と代表者印およびその印鑑証明書
(3) 署名者が法人の代表者ではなく、「・・部長」「・・課長」等の肩書きが付されている場合
１．認証を受ける書面
２．代表者の資格証明書または法人の登記簿謄本（登記事項証明書）
３．代表者印の印鑑証明書
４．署名者の確認資料（以下①～⑤のいずれか１つ）
①印鑑登録証明書と実印
②運転免許証と認印
③マイナンバーカードと認印
④住民基本台帳カード（写真付き）と認印
⑤パスポート、身体障害者手帳または在留カードと認印
５．役職証明書（代表者が署名者について、その役職にあることを証明する書面で、代表者印を押印したもの）
※署名者の肩書きが取締役である場合は、法人の登記簿謄本で当該取締役の記載があれば、代表者印の印鑑および役職証明書は不要。
代理人が公証役場で手続をする場合
以下は、代理人が公証役場で手続する場合に必要となる書類です。
署名者が個人の場合
１．認証を受ける書面
２．署名者本人から代理人への委任状（署名者本人が作成した認証権限を委任する旨の委任状で、署名者本人の実印を押印する。委任状のひな形は公証役場にある）
３．署名者本人の印鑑登録証明書
４．代理人の確認資料（以下①～⑤のいずれか１つ）
①印鑑登録証明書と実印
②運転免許証と認印
③マイナンバーカードと認印
④住民基本台帳カード（写真付き）と認印
⑤パスポート、身体障害者手帳または在留カードと認印
署名者が法人の代表者で、署名にその肩書が付されている場合
１．認証を受ける書面
２．代表者の資格証明書または法人の登記簿謄本（登記事項証明書）
３．法人の代表者から代理人への委任状（代表者本人が代表者印を押印したもの。この委任状のひな形も公証役場にある）
４． 代表者印の印鑑証明書
５． 代理人の確認資料（以下①～⑤のいずれか１つ）
①印鑑登録証明書と実印
②運転免許証と認印
③マイナンバーカードと認印
④住民基本台帳カード（写真付き）と認印
⑤パスポート、身体障害者手帳または在留カードと認印
署名者が法人の代表者ではなく、「・・部長」「・・課長」等の肩書きが付されている場合
１．認証を受ける書面
２．代表者の資格証明書または法人の登記簿謄本（登記事項証明書）
３．代理人への委任状（署名者本人の実印を押印したもの）
４．代表者印の印鑑証明書
５．代理人の確認資料（以下①～⑤のいずれか１つ）
①印鑑登録証明書と実印
②運転免許証と認印
③マイナンバーカードと認印
④住民基本台帳カード（写真付き）と認印
⑤パスポート、身体障害者手帳または在留カードと認印
６．役職証明書（役職者が使用する印鑑の証明もされていることが多く、その場合には７は不要です）
７．署名者本人の印鑑証明書
※署名者の肩書きが取締役である場合は、法人の登記簿謄本で当該取締役の記載があれば、代表者印の印鑑証明書および役職証明書は不要。
おわりに
行政書士しょうじ事務所では、公印確認・アポスティーユを代理取得しております。海外に提出する文書の認証手続きについて、お困りごとががありましたら、ぜひご相談ください。
