公印確認・アポスティーユ｜申請手続き

本ページでは、外務省への公印確認・アポスティーユ申請手続についてお伝えしていますのでご参照ください。

公文書の申請

公文書の場合は、公的機関が発行した公文書を申請書等と併せて外務省に提出し、アポスティーユまたは公印確認の申請をします。公印確認されたものは、続いて領事認証の手続を行います。

公文書等に翻訳を添付した場合は私文書の扱いになるので、正しく翻訳した旨が記載されている宣言書、原本、翻訳を併せて公証人の認証を取得する必要があります。

私文書の申請

私文書の場合は、外務省が直接証明ができないので、まずは公証人による認証を取得します。そして公証人の所属する（地方）法務局長による公証人押印証明を取得した後、外務省にアポスティーユまたは公印確認の申請をします。

埼玉、茨城、栃木、群馬、千葉、長野及び新潟の7県の公証役場では、公証人の認証と法務局長による公証人押印証明を一度に取得できます。その後は外務省で公印確認またはアポスティーユの手続きを行います。

ワンストップサービス

ワンストップサービスとは、北海道（札幌法務局管区内）、宮城県、東京都、神奈川県、静岡県、愛知県、大阪府および福岡県の公証役場では、申請者からの要請があれば、公証人の認証、法務局の公証人押印証明及び外務省の公印確認またはアポスティーユを一度に取得できる制度です。

このサービスを利用すれば法務局や外務省に出向く必要はありません。ただし、公印確認の場合は、駐日大使館・（総）領事館の領事認証を必ず取得する必要があります。

外務省への申請

外務省への申請手数料は窓口・郵送申請のいずれの方法でも無料です。申請窓口は外務本省（東京）と大阪分室の２つがありますが、どちらに申請しても良いので、自分の都合の良い方を選んで申請します。

申請に必要な書類

申請のために次の書類を準備します。

• 証明が必要な公文書（発行日から３ヶ月以内の原本）
• 公印確認申請書またはアポスティーユ申請書
• 返送先を記入した封筒（レターパック等）
• 【代理人による申請のみ】委任状（※２）
• 身分証明書（※１）

（※１）窓口で申請する場合は、運転免許証、マイナンバーカード、パスポート、在留カードなど、公的機関が発行する顔写真付きの身分証明書が必要です。郵送申請の場合、同封する必要はありません。

（※２）下記以外の代理申請の場合は当事者（＝証明を必要としている方）が署名した委任状が必要です。委任状の書式は自由です。委任状には委任者からの直筆のサインが必要（個人印の押印は不要）です（写し可）。

委任状を省略できる例

１．当事者が未成年で親権者が申請する場合

（１）窓口での申請

証明が必要な公文書に当事者の親権者であることが記載されていない場合には、親子関係が確認できる公文書（戸籍謄本等）の写しを持参すること。

（２）郵送での申請

証明が必要な公文書に当事者の親権者であることが記載されていない場合には、親子関係が確認できる公文書（戸籍謄本等）の写しを同封すること。

２．旅行代理店、弁護士、行政書士及び司法書士など依頼人に代わり諸手続きを行うことが認められている者が申請する場合

（１）窓口での申請

旅行代理店社員、弁護士などであることが分かる顔写真付身分証明書を持参すること。

（２）郵送での申請

申請書に旅行代理店、弁護士事務所などの名称及び氏名を記入し、返送用封筒の宛名は勤務先とすること。旅行代理店社員、弁護士等などであることが分かる顔写真付身分証明書の写し（外務員証、弁護士証、行政書士証、弁理士証等）を同封すること。

３．会社、組合などからの申請で、公文書（登記簿謄本など）に記載されている会社、組合などに所属する社員が申請する場合

（１）窓口での申請

社員の顔写真付身分証明書及び名刺、社員証など社員であることを証明できるものを持参すること。

（２）郵送での申請

申請書に会社、組合などの名称及び社員の氏名を記入し、返送用封筒の宛名を勤務先とすること。社員の顔写真付身分証明書及び名刺、社員証など社員であることを証明できるものの写しを同封すること。

注記
*社員の海外赴任の際の査証申請など社員の戸籍謄（抄）本、卒業証明書などの証明を代理申請する場合は、当事者からの委任状が必要。

申請に関する注意点

外務省への申請に関して、次のような注意点があります。

• 郵送手続きによる場合、手続き後の書類を申請者本人の住所に郵送すること（郵送での交付）によって本人確認とするため、申請者と異なる者及び差出人住所と異なる住所に証明書を郵送することはできない。
• 海外からの郵送による申請は受け付けていないため、日本国内にいる代理人を通じて申請する必要がある。
• 手続き後の書類の郵送先は日本国内に限られている。
• 外務省から駐日大使館・（総）領事館宛及び海外に郵送することはできない。
• 郵送で申請した場合は、証明手続き後の書類を外務本省（東京）、大阪分室の窓口で受領することできない。
• 犯罪経歴証明書のような「開封無効」と書かれたものは、開封せずに申請すること。申請書の公印名（アポスティーユの場合は発行者肩書・氏名）などが不明の場合は空欄のままで良い。
• 公証人認証書の認証を申請する場合、アポスティーユ申請書の「発行者肩書」及び「氏名」は公証人あるいは地方法務局長のいずれのものとするかは、どちらの認証が必要なのか提出先に確認してから外務省に申請すること。

おわりに

提出先によってはハーグ条約締結国であっても、アポスティーユではなく領事認証が必要となり公印確認を求められたり、外務省の公印確認ではなく現地にある日本大使館や総領事館の証明が求められるなど、提出先によって求められる認証が異なることもあります。どのような認証が必要なのか、提出先に事前に確認した上で、手続きを進めるようにしてください。

行政書士しょうじ事務所では、公印確認・アポスティーユを代理取得しております。海外に提出する文書の認証手続きについて、お困りごとががありましたら、ぜひご相談ください。